Aanvragen en realiseren

Vereisten voor projectvoorstellen

Voorstellen bevatten de informatie uit het formulier ‘voor het indienen van projectvoorstellen’.
Van dit formulier mag afgeweken worden zolang het voorstel de genoemde informatie bevat. Zoals onder meer;

• Startdatum, duur en einddatum project.
• Beschrijving van het project en het doel waaruit opgemaakt kan worden dat het aan onze criteria voldoet.
• Doelgroep en indicatie van het aantal personen aan wie de donatie ten goede komt.
• Beschrijving waaruit kan worden opgemaakt of het project daadwerkelijk voorziet in een behoefte bij zeevarenden.
• Projectvoorstellen beslaan bij voorkeur maximaal 2 à 3 pagina’s A4.

Administratieve verplichtingen en verantwoording

Zodra een project is toegekend, gelden er een aantal administratieve regels. Daarnaast dient er halverwege de uitvoertermijn en op het einde een verantwoording worden afgelegd. Daarbij gaat het om een financieel gedeelte en een toelichting op de behaalde doelstelling.

Financieel inhoudelijk

• Voor te vergoeden onkosten dient een declaratie overlegd te worden met de daarbij horende facturen (deze voorbeelddeclaratie kan worden gebruikt).
• Voor onkosten voor vrijwilligers dienen ondertekende vrijwilligersbriefjes overlegd te  worden (voorbeeld briefjes vrijwilligerswerk).
• Voor werken die aan derden zijn uitbesteed, dient een gedetailleerde offerte overlegd te worden.

Behaalde doelen

We verwachten een heldere, tekstuele toelichting op de behaalde doelen. Daarbij hoort uiteraard een goede bewijslast die te verifiëren is.

Uitkering van toegekend budget

Uitkering gebeurt halverwege het project voor wat betreft de tot dan toe gemaakte kosten. Aan het eind vindt er een eindafrekening plaats. Op verzoek (en voorzien van een toelichting) kan er een voorschot worden uitgekeerd. Mocht er halverwege nóg een voorschot nodig zijn, dan dient de financiële administratie over het voorgaande deel op orde te zijn.